关于会计档案管理中若干问题的规范意见(朝财会[2003]1018号)
日期:2003-06-12 来源:区财政局 打印页面 关闭页面
各街道办事处、乡政府,区政府各委、办局(处、公司),各区属机构:
为加强会计基础工作,规范会计档案管理,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》等有关规定,结合我区实际,现就我区档案管理工作存在的若干问题做出如下规范:
一、区属机关、社会团体、企事业单位(以下简称各单位),除执行相关的国家法律、规章外,还应当依照本规范意见管理会计档案。
二、区财政局和区档案局共同负责会计档案管理工作的监督、检查和指导,对违反会计档案相关规定的行为依法做出处理决定。
三、各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等相关管理制度,确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防损毁、散失和泄密。
四、会计档案的分类。会计档案采用类别----年度分类法。共分四类:即会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。其中,会计凭证类包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证;会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产账(卡片)、辅助账簿和其他会计账簿;财务报告类包括月、季、年度财务报告(包括会计报表、附表、附注及文字说明)、其他财务报告;其他类包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当归档保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
五、会计档案的整理。会计年度终了,会计部门应按照归档要求对其年度内形成的会计档案进行整理立卷、装订成册、编制会计档案案卷目录(保管清册)。
会计档案整理要区分类别,按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类分别进行整理组卷。
会计凭证按记账凭证的编号顺序排列;记账凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范,并去除金属物,采用线绳装订,每卷的厚度不超过2厘米;装订后要进行密封处理,在密封齐缝处加盖经手人章并财务专用章;凭证封面要填写齐全、规范、清楚。
会计账簿的整理,要把不同名称种类的账簿分别组卷;扉页上单位名称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员和单位负责人等项目要填写齐全;订本式账要在封面上加标签,填写单位名称、案卷题名、保管期限和档案号;活页式账整理时,要撤出空白账页,编制页码,进行密封装订,在密封齐缝处加盖经手人员印章及财务专用章,在封底要加备考表,并填写规范。
财务报告组卷时,要区分不同保管期限;每本案卷要编制页码、填写卷内文件目录和备考表,案卷封面要有单位负责人、主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章,设置总会计师的单位,必须有总会计师签名或盖章,密封处要加盖财务专用章;封面填写规范。
会计档案组卷应使用国家档案局要求的规范的会计档案装具。
六、会计档案的编号。会计档案的编号采用在类别内按时间顺序编制流水案卷号。
七、编制会计档案案卷目录(保管清册)。计档案案卷目录(保管清册)要逐项填写清楚。每一卷(册)档案分别填写一条目录。类别处应填写凭证类、账簿类、报告类、其他类;题名要包括单位名称、时间和会计档案名称;保管期限要填写期限和起止年月。每1000卷左右为一本案卷目录。
八、会计档案的借阅。会计档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。外部借阅应持单位正式介绍信,单位内部借阅应办理借阅手续。借阅档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换,携带外出或复制原件,特殊情况须经领导批准方可。借出的会计档案,会计管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
九、会计档案的移交。会计档案整理完毕后,会计部门应将清册向本单位档案部门报送。
采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案同磁带、磁盘、光盘等磁性介质一并归档移交。打印出的各类纸质会计档案,应根据不同需要延续使用同一规格的纸张(如:账簿为A4纸,报表为A3纸),封面填写要符合档案整理规定。
会计档案可暂由会计部门保管一年,期满之后向档案部门移交,并办理移交手续。
出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装.个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
十、会计档案的销毁。会计档案保管期满需要销毁时,由本单位档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查,填制会计档案销毁清册,按有关会计档案销毁的规定办理销毁。
涉及保管期满未清结的债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁,应当单独抽出立卷直到完结时止。抽出立卷的会计原始凭证应在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。
十一、各单位必须使用本规范意见所规定的统一式样的《会计档案案卷目录(移交保管清册)》(见附件一)、《会计档案查阅复制清册》(见附件二)、《会计档案销毁清册》(见附件三)。各清册的记录应当连续编号,不能隔页跳行使用。记录完毕不再使用的空余部分应自右上角至左下脚画线注销;登记清册必须用蓝黑墨水或碳素墨水笔填写,不得使用圆珠笔或铅笔书写;清册记载的内容必须齐全、完整,字迹和印章清晰。
十二、本规范意见由区财政局和区档案局负责解释。
十三、本规范意见自下发之日起执行。
附件1、《会计档案保管清册》
附件2、《会计档案查阅复制清册》
附件3、《会计档案销毁清册》
附注:本规范意见所规定的档案装具、清册等请到区“同力加档案装具服务部”购置。地址:beat365官网在线体育_bus365汽车票app下载_Microsoft 365家庭版日坛北街33号(区档案局一层)。
二○○三年六月十二日